Eficiência para times de alto crescimento: como combater os ladrões de tempo

Time de Conteúdo

Estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Identifique os principais ladrões de tempo da sua organização — e crie práticas conscientes para aumentar a eficiência da equipe.

A conta nunca bate: o número de horas disponíveis no dia parece menor do que o volume de tarefas a serem feitas. Em empresas de alto crescimento, essa lógica se espalha por departamentos, equipes e todos os níveis de trabalho, gerando a sensação de que estão todos sobrecarregados. Nesse cenário, qualquer hora desperdiçada em uma reunião custa muito caro. Por isso, o papel do líder é identificar quais são os “ladrões de tempo” dos colaboradores, práticas comuns que geram pouco valor e podem consumir até 4h30 por semana. Criando uma cultura focada na eficiência, você pode dar vazão aos fluxos de trabalho, extraindo o máximo de produtividade de cada um — sem levá-los à exaustão.

Listamos abaixo os mais comuns, com práticas de Empreendedores Endeavor que combatem esses gargalos e um checklist para você aplicar na sua empresa. Vamos a eles!

1) Times muito grandes

Muitas áreas são formadas pelo princípio do “personograma”, ou seja, uma gestão afetiva em que as pessoas vão se agrupando ao redor de um líder, por conta de suas habilidades específicas e não pela divisão racional dos papéis. Nessas empresas, o organograma se adapta às pessoas, e não o contrário, criando estruturas disformes de comunicação e interdependência. Acontece também de muitas pessoas responderem diretamente a um mesmo líder, fenômeno que pode ser causado pela falta de sucessores ou porque essa pessoa centraliza muitas responsabilidades.

Você já deve ter notado isso. No início do negócio, mesmo com poucas pessoas, cada um sabia exatamente o que fazer. Com o tempo, chegam mais especialistas, é criada uma média gerência de coordenadores e gerentes, e os fluxos de trabalho — e comunicação — tornaram-se mais complexos.

Na prática, essa complexidade vai crescendo com a chegada de cada nova pessoa no time. Além disso, alguns estudos indicam que aumentar o número de pessoas na mesma equipe nem sempre significa um crescimento proporcional na produtividade coletiva, conforme mostra o gráfico acima.

COMUNICACAO

TEAM SIZE

 

O que você pode fazer?

Antes de pensar em simular a estratégia do Spotify, Nubank ou GuiaBolso, James Allen, consultor da Bain & Co, sugere que o empreendedor faça uma reflexão sobre as batalhas que sua empresa precisa vencer para alcançar o objetivo principal, aquilo que está por trás da missão e do sonho grande da companhia. Essas microbatalhas são, então, endereçadas a times pequenos, multidisciplinares, formados por especialistas que estão espalhados por toda empresa. Para guiar sua reflexão, você pode fazer os seguintes questionamentos:

  • Qual será o objetivo principal desse time?
  • Quem vai decidir quais são os membros?
  • Como eles vão saber o que fazer?
  • Eles se conhecem e se dão bem? Ou o líder terá que intervir em casos de conflito?
  • Eles já trabalharam juntos antes?
  • Quanto tempo levará até que atinjam a performance ideal?
  • Quais são as habilidades necessárias?
  • Como eles vão se comunicar?
  • Como eles vão interagir com pessoas de fora do time, seja na própria empresa seja com colaboradores externos?

O papel do líder é deixar claro qual é a expectativa por aquele trabalho e dar autonomia na tomada de decisão para ganhar velocidade. Como mostra a imagem abaixo, o nível ideal de autonomia é uma combinação de alinhamento de expectativas sobre o trabalho e liberdade do time em buscar uma solução.

autonomy

2) Tempo de trabalho que não é gasto trabalhando

Repare bem na agenda dos seus colaboradores. Quanto tempo o time de Vendas gasta efetivamente vendendo? Ou ainda, quantas horas as áreas passam planejando e alinhando, em comparação ao tempo que passam produzindo? Existe um volume de trabalho administrativo que consome um tempo valioso das pessoas, e as impede de fazer o que precisa ser feito. São pequenas burocracias internas, atualizações de sistema, processos manuais que poderiam ser automatizados e reuniões que drenam a energia e o tempo dos colaboradores, deixando pouco espaço para um trabalho criativo e que adicione valor ao negócio.

Seu trabalho como líder é eliminar esses desperdícios, ajudá-los a encontrar formas de automatizar ou terceirizar o trabalho operacional e criar uma cultura que permita a alguém, com naturalidade, negar o convite para uma reunião, sem que seja mal visto pelo time.

O exemplo da Runrun.it

Na Runrun.it, o Empreendedor Endeavor Antonio Carlos Soares, implementou formatos de reuniões mais ágeis, começando por encurtar o tempo médio de 1 hora para 30 minutos, com frequência semanal.

“As reuniões de 15 minutos são diárias e envolvem todas as pessoas de um mesmo time. O objetivo é que cada um compartilhe o que fez no dia anterior para alinharmos possíveis impactos sobre suas entregas. Por exemplo, se um desenvolvedor entregar uma nova feature, o responsável de Produto tem que acionar os times de Marketing, Inside Sales e Customer Experience para fazer a divulgação e treinar os consultores. Nessa reunião também aproveitamos para identificar dificuldades e obstáculos da equipe ou de uma determinada pessoa, buscando caminhos para removê-los e deixar o trabalho fluir com mais velocidade.

Alguns projetos de médio e longo prazo exigem reuniões mais longas. Não existe uma frequência fixa, já que dependem de uma demanda específica. Nós sabemos previamente qual é a pauta e que decisões precisam ser tomadas, para a conversa ser mais eficiente e focada no que precisa ser debatido.

Toda segunda-feira de manhã, nós temos reuniões fixas com cada uma das áreas. Cada uma dura, em média, 30 minutos e tem como objetivo acompanhar os resultados da semana anterior e organizar os próximos passos da semana atual. Concentrar as reuniões em um dia permite às lideranças ganhar tempo produtivo durante o resto da semana. Por isso, a média de tempo útil ocupado por reuniões é de 8% a 12% para os líderes da Runrun.it.

“Eu, particularmente, evito marcar reuniões! Concentro todas nessa manhã e bloqueio o tempo na agenda para todas as atividades que eu preciso realizar durante a semana, deixando pouco ou nada para outras reuniões. Ou seja, se algo novo surge, precisa “competir” por prioridade com as demais atividades que já tenho agendadas. Sempre que possível, também faço as reuniões remotamente para evitar o deslocamento e para tornar a conversa mais objetiva”.